Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Parteien und Gegenstand

Dieser Vertrag nach Art. 28 DSGVO wird zwischen dem Kunden (Verantwortlicher) und Philipp Staudt IT-Dienstleistungen, Ursulinenstraße 40, 66111 Saarbrücken (Auftragsverarbeiter) für den Dienst Formfeed geschlossen. Er umfasst die personenbezogenen Daten, die der Kunde zum Rendern von Dokumenten an die API oder die App übermittelt, sowie die Kontodaten der Nutzer des Kunden.

Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen für alle bezahlten Pläne. Kunden im Free-Plan können ihn per E-Mail anfordern; die unterzeichnete Fassung stellen wir als PDF über hello@formfeed.dev bereit.

Art und Zweck

Rendern von PDF- und Bilddokumenten aus Vorlagen und Kundendaten, Speichern der Ausgaben für die vom Kunden konfigurierte Aufbewahrungsdauer, Zustellen der vom Kunden eingerichteten Webhooks und E-Mails sowie Betrieb des Dienstes (Protokolle, Abrechnung, Support).

Datenkategorien und betroffene Personen

Alle personenbezogenen Daten, die der Kunde in Vorlagendaten aufnimmt: Namen, Adressen, Vertrags- und Rechnungsangaben, Kennungen. Betroffene sind die Kunden, Beschäftigten und Nutzer des Kunden. Der Kunde entscheidet, was übermittelt wird, und ist für die Rechtmäßigkeit verantwortlich.

Weisungen

Wir verarbeiten Daten nur auf dokumentierte Weisung: die API-Aufrufe, App-Aktionen und Einstellungen des Kunden. Weisungen außerhalb des Dienstes bedürfen der schriftlichen Vereinbarung. Wir informieren den Kunden, wenn eine Weisung unserer Ansicht nach gegen Datenschutzrecht verstößt.

Vertraulichkeit und Sicherheit

Mitarbeitende mit Zugriff sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Technische und organisatorische Maßnahmen: Verarbeitung ausschließlich in der EU, Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.2+) und im Ruhezustand, Mandantentrennung durch Row-Level-Security, API-Schlüssel nur als Hash gespeichert, signierte und ablaufende Download-Links, Rendern in einer Sandbox mit Netzwerkbeschränkungen, Zugriffsprotokollierung, Dienstkonten mit minimalen Rechten, regelmäßige Abhängigkeits- und Schwachstellenprüfungen, Backups mit Point-in-Time-Recovery. Die Sicherheitsseite beschreibt die Architektur.

Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen die unter formfeed.dev/legal/subprocessors aufgeführten Unterauftragsverarbeiter ein. Änderungen kündigen wir den Inhabern der Organisation mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an; der Kunde kann aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen, dann kann jede Partei den betroffenen Dienst kündigen.

Betroffenenrechte und Unterstützung

Anfragen betroffener Personen leiten wir unverzüglich an den Kunden weiter und unterstützen mit technischen Mitteln (Export, Löschung einzelner Renderings oder Daten). Wir unterstützen bei Meldungen von Sicherheitsvorfällen und Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit der Dienst betroffen ist.

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Wir melden dem Kunden eine Verletzung, die seine Daten betrifft, unverzüglich nach Bekanntwerden mit den zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen und ergänzen sie im Verlauf der Untersuchung.

Löschung und Rückgabe

Gerenderte Dokumente werden am Ende der konfigurierten Aufbewahrungsdauer gelöscht. Bei Löschung der Organisation werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt, Backups innerhalb weiterer 30 Tage. Vor der Löschung exportiert der Kunde Vorlagen und Renderings über die API oder die CLI.

Kontrollen

Auf Anfrage stellen wir die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung nötig sind, einschließlich Zusammenfassungen unabhängiger Sicherheitsprüfungen. Prüfungen vor Ort sind einmal jährlich mit angemessener Ankündigung auf Kosten des Kunden möglich, sofern keine Aufsichtsbehörde anderes verlangt.

Laufzeit

Dieser Vertrag gilt, solange wir Daten für den Kunden verarbeiten, und endet mit der Löschung der Daten. Es gilt deutsches Recht; Gerichtsstand ist Saarbrücken.